В основному трудове законодавство орієнтоване на юридичних осіб, проте, поширюється і на фізичних осіб – підприємців (ФОП), оскільки відповідно до статті  21 КЗпП України, вони мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Тому ведення кадрового обліку є обов’язковим для усіх.

ОБОВ’ЯЗКОВІ КАДРОВІ ДОКУМЕНТИ

1. Штатний розпис. Штатний розпис – це дoкумент, що встановлює для дaного підприємства, установи, організації стpуктуру, штати та посадові оклади працівників. Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до  Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327.

2. Правила внутрішнього трудового розпорядку. Правила внутрішнього трудового розпорядку складаються в довільній формі і затверджуються наказом керівника. Вони визначають організацію найманої праці в компанії. Існують Типові правила внутрішнього трудового розпорядку, які можна використати для зразка. У Правилах можна описати специфіку праці у Вашій компанії, встановити графік роботи та інші умови.

Правила містять наступну  інформацію:
– порядок прийняття на роботу та звільнення працівників;
– права і обов’язки роботодавця;
– права і обов’язки працівників;
– режим роботи, графік змінності;
– стягнення за порушення трудової дисципліни;
–  умови конфіденційності.

3. Табель обліку робочого часу. Табель – це поіменний список усіх працівників структурного підрозділу або компанії в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом місяця. Ведення Табелю є обов’язковим для усіх підприємств і ФОПів. Табель, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді. Ведення табелю лише в електронному вигляді не допускається.

4. Накази з кадрових питань (по особовому складу).  До наказів з кадрових питань належать накази про:

• прийняття на роботу (призначення на посаду);
• переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
• звільнення (припинення трудового договору);
• сумісництво;
• зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо);
• заохочення (нагородження, преміювання);
• накладення дисциплінарного стягнення;
• надання матеріальної допомоги;
• надання відпусток.

Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.

5. Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів  теж відбувається за терміном їх зберігання.

6. Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена Наказом “Про затвердження типової форми первинного обліку N П-2 “Особова картка працівника”.

7. Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок. Трудова  книжка  є  основним  документом про трудову діяльність працівника. Відповідно до Інструкції “Про порядок ведення трудових книжок працівників”,  затвердженої Наказом Мінпраці та політики від N 259/34/5 від 08.06.2001 трудові  книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності, а також у фізичної особи.

8. Графік відпусток.

9. Трудові угоди (контракти).

10. Колективний договір (для юридичних осіб).

11. Посадові (робочі) інструкції працівників.

12. Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.

13. Положення про охорону праці.

14. Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.

15. Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).

Даний перелік не є вичерпний, законодавством можуть бути передбачені інші документи.  Наприклад: акти органів місцевого самоврядування, що стосуються роботи з кадрами; особові справи працівників, у т. ч. осіб, які працюють за сумісництвом; положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів; правила захисту конфіденційної інформації; інструкція по діловодству та ін. 

За матеріалами – ЗАХІДНА-УКРАЇНСЬКА ЮРИДИЧНА КОМПАНІЯ