В основному трудове законодавство орієнтоване на юридичних осіб, проте, поширюється і на фізичних осіб – підприємців (ФОП), оскільки відповідно до статті 21 КЗпП України, вони мають право укладати трудові договори з найманими працівниками. Тому ведення кадрового обліку є обов’язковим для усіх.
ОБОВ’ЯЗКОВІ КАДРОВІ ДОКУМЕНТИ
1. Штатний розпис. Штатний розпис – це дoкумент, що встановлює для дaного підприємства, установи, організації стpуктуру, штати та посадові оклади працівників. Назви посад у штатному розписі зазначаються відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327.
2. Правила внутрішнього трудового розпорядку. Правила внутрішнього трудового розпорядку складаються в довільній формі і затверджуються наказом керівника. Вони визначають організацію найманої праці в компанії. Існують Типові правила внутрішнього трудового розпорядку, які можна використати для зразка. У Правилах можна описати специфіку праці у Вашій компанії, встановити графік роботи та інші умови.
Правила містять наступну інформацію:
– порядок прийняття на роботу та звільнення працівників;
– права і обов’язки роботодавця;
– права і обов’язки працівників;
– режим роботи, графік змінності;
– стягнення за порушення трудової дисципліни;
– умови конфіденційності.
3. Табель обліку робочого часу. Табель – це поіменний список усіх працівників структурного підрозділу або компанії в цілому з відмітками про використання робочого часу протягом місяця. Ведення Табелю є обов’язковим для усіх підприємств і ФОПів. Табель, як правило, ведеться в електронному та паперовому вигляді. Ведення табелю лише в електронному вигляді не допускається.
4. Накази з кадрових питань (по особовому складу). До наказів з кадрових питань належать накази про:
- прийняття на роботу (призначення на посаду);
- переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
- звільнення (припинення трудового договору);
- сумісництво;
- зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо);
- заохочення (нагородження, преміювання);
- накладення дисциплінарного стягнення;
- надання матеріальної допомоги;
- надання відпусток.
Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.
5. Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання.
6. Особові картки працівників за формою П-2. Особова картка передбачена Наказом “Про затвердження типової форми первинного обліку N П-2 “Особова картка працівника”.
7. Трудові книжки працівників та Книга (журнал) обліку руху трудових книжок. Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Відповідно до Інструкції “Про порядок ведення трудових книжок працівників”, затвердженої Наказом Мінпраці та політики від N 259/34/5 від 08.06.2001 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності, а також у фізичної особи.
8. Графік відпусток.
9. Трудові угоди (контракти).
10. Колективний договір (для юридичних осіб).
11. Посадові (робочі) інструкції працівників.
12. Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
13. Положення про охорону праці.
14. Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.
15. Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).
Даний перелік не є вичерпний, законодавством можуть бути передбачені інші документи. Наприклад: акти органів місцевого самоврядування, що стосуються роботи з кадрами; особові справи працівників, у т. ч. осіб, які працюють за сумісництвом; положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів; правила захисту конфіденційної інформації; інструкція по діловодству та ін.
За матеріалами – ЗАХІДНА-УКРАЇНСЬКА ЮРИДИЧНА КОМПАНІЯ
